目的不詳業務の洗い出しキャンペーン

生産性のある、前向きなことに取り組もうとする際にネック（障害）になってくるのが、「時間不足」です。日常的に業務がオーバーフローしていて、「とても人材育成に時間を割く余裕がない」という意見が出てくるでしょう。この問題を解決しないと、前進しにくいことは事実ですので、対応策を実施していきましょう。

そこで、おすすめしたいのが、”目的不詳業務”の洗い出しと、その撲滅です。

「この資料、いったい誰が使っているんだろ？」

「これって、要るんですか？」

「前任者から引き継いだだけなんで・・・」等々。

手間がかかる割に、何のためにやっているのかがハッキリしない業務があります。大小にかかわらず、目的がよくわからない業務はやめて、時間を有効に使えるようにしていきましょう。

”目的不詳業務 ”はどこから生まれてくる？

会議体

会議で問題点や課題があがると、”調査事項 ”が噴出する
⇒　一度指示が出された ”調査 ”は継続される傾向がある

組織のトップ交代機

部門責任者が代わると、新たな方針を打ち出し、新業務が生まれやすい
⇒　従来の業務を同時に見直す必要あり

新制度、新システム等、新たなしくみの導入時期

新たなしくみが導入されれば、当然新たな業務も発生しやすい
⇒　新旧の並列運用を早期に切り上げ、旧業務をやめる

”目的不詳業務 ”の削減方法

経営幹部自ら、積極的に削減推進

上司の指示で始めたものは、やめにくい

⇒　「ムダな業務をやめることは良いこと」、という雰囲気を創り出す

定期的な要否判断

たとえば、毎年 1回決算のタイミングに合わせて、業務の要否を判断する

⇒　従業員からの『要否判断申請』をキャンペーン化し、出しやすくする

従来業務の要否判断ルール化

新業務が発生する際に、従来業務の必要性を必ず判断する

⇒　業務は往々にして積み重なっていくので、削減を常に意識する

・「もしこれが無かったら、誰が、どう困る？」かを考えてみましょう
・「あったら、いいな」はなくしましょう
・「面倒だから、この際やめよう」　という消極的削減は避けましょう